Politique de vie privée
La protection des données traitées par les écoles maternelles, primaires, et fondamentales du Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles.
Cette politique a pour objectif de clarifier la manière dont vos données sont traitées par les écoles maternelles, primaires et fondamentales du Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles et de vous expliquer vos droits relatifs à ces données.
Vous pouvez lire dans la première partie (1) Généralités tous les droits et recours disponibles sur les données qui vous concernent ou concernent votre enfant.
Dans la seconde partie (2) Descriptions des traitements, vous pouvez vous informer sur la manière dont vos données sont traitées, c’est-à-dire pour quelles finalités, durées de conservation, types de données, licéité, etc.
1. Généralités
Les écoles maternelles, primaires et fondamentales du Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles collectent et utilisent des données qui vous concernent ou concernent votre enfant afin de réaliser son activité principale, ses services et sa mission publique, qui sont repris dans les projets pédagogique et éducatif de la Ville de Bruxelles.
Dès lors, Le Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles est considéré comme responsable du traitement de ces données. Cela implique le respect d’une série d’obligations, de la transparence, la garantie de l’exercice de vos droits, etc.
Vous pouvez poser vos questions au ou à la Délégué·e à la protection des données de la Ville à l’adresse de contact suivante : privacy@brucity.be ou privacy@brucity.education.
Attention : Certains services rendus par le Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles dépendent des données que nous traitons. Dès lors, dans certains cas, nous ne pourrons pas répondre à vos demandes de retrait du consentement, d’effacement, de limitation et d’opposition sans entraver la mise en œuvre de ces services ou l’exécution de nos obligations légales (notamment les obligations légales de conservation). Par exemple, si un parent demande de supprimer le diplôme de son enfant ou de supprimer un examen, nous ne pouvons pas accéder à cette requête. Vous serez toujours informé·e de ce risque afin que vous puissiez vous décider en connaissance de cause.
Voici les différents droits que vous pouvez exercer sur les données qui vous concernent ou concernent votre enfant:
- Le droit de retirer votre consentement : vous avez le droit de changer d’avis et de retirer le consentement que vous auriez donné pour le traitement de vos données à caractère personnel. Toutefois, il est très rare que le consentement soit le fondement des utilisations de données par le Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles. Dès lors, ce droit ne sera pas souvent d’application.
- Le droit d’accès : vous avez le droit de savoir si vos données à caractère personnel sont traitées par le Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles et le cas échéant, de recevoir des informations détaillées sur leur traitement. Ce droit d’accès signifie aussi que vous avez le droit d’obtenir gratuitement une copie de vos données.
Toutefois, le Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles pourra refuser ou restreindre l’accès au dossier de votre enfant dans certaines circonstances et de manière toujours justifiée. Notamment lorsque le bien-être supérieur de votre enfant entre en jeu, lorsqu’une procédure judiciaire pourrait être compromise ou bien lorsque la vie privée d’un tiers est concernée. - Le droit de rectification : si vous remarquez que vos données à caractère personnel sont incorrectes, inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander à ce qu’elles soient corrigées.
- Le droit à l’effacement : vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel dans certains cas mentionnés ci-dessous.
- Lorsque nous n’en avons plus besoin au regard des finalités de traitement pour lesquelles nous les avions collectées.
- Lorsque vous retirez votre consentement au traitement de vos données et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement.
- Lorsque vous vous opposez au traitement de vos données et qu’il n’existe pas de motif légitime justifiant leur traitement.
- Si malgré tous nos efforts leur traitement est illicite (c’est-à-dire qu’il n’y a pas, ou plus de base juridique justifiant le traitement).
- Lorsque l’effacement de vos données est requis pour respecter une obligation légale à laquelle le Département Instruction publique est soumis.
- Le droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons liées à votre situation particulière. Pour rappel, le fait de s’opposer impliquera que le Département Instruction publique de la Ville de Bruxelles et ses écoles maternelles, primaires et fondamentales ne puissent plus prendre en charge votre enfant.
- Le droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
- Vous avez demandé la rectification de vos données, dans ce cas, nous limitons le traitement de vos données jusqu’à que celles-ci soient corrigées.
- Malgré tous nos efforts, le traitement de vos données est illicite (c’est-à-dire qu’il n’y a pas ou plus de base juridique justifiant le traitement), et à la place de l’effacement de vos données, vous exigez leur conservation et de limiter leur traitement à certaines finalités.
- Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnelles, mais que vous en demandez la conservation pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
- Lorsque vous vous opposez au traitement de vos données et que vos droits et libertés prévalent sur les motifs légitimes poursuivis par la Ville de Bruxelles dans l’exercice de sa mission d’intérêt public.
- Le droit à la portabilité de vos données : vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format couramment utilisé et lisible par une machine (par exemple au format Word, PDF ou Excel) et de les envoyer à un·e autre responsable du traitement, sous réserve que le traitement ne soit pas nécessaire au Département Instruction publique de la Ville de Bruxelles dans l’exercice d’une de ses missions d’intérêt public, ou qu’il porte atteinte aux droits d’autrui.
Le droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée : vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision exclusivement automatisée prise sans l’intervention d’un être humain, y compris le profilage. Le Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles ne recourt pas à ce genre de processus.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant directement l’adresse privacy@brucity.be ou privacy@brucity.education. Attention, nous vous demanderons une copie recto de votre carte d’identité afin de nous assurer de votre identité. Cette copie ne sera pas conservée au-delà d’un an après votre demande.
Vous pouvez également adresser en première ligne vos questions au service suivant :
Si vous ne disposez pas d’une adresse mail, vous pouvez adresser un courrier à privacy@brucity.education
Oui. Vous pouvez déposer plainte gratuitement auprès de l’Autorité de la Protection des Données (APD), notamment sur le site suivant: https://autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte
Toutefois, nous vous invitons en cas de mécontentement à contacter notre service médiation : Privacy, rue des Halles 4, 1000 Bruxelles et par mail privacy@brucity.education. Tout sera alors mis en œuvre pour améliorer la situation.
2. Description des traitements
L’école collecte et enregistre des données qui vous concernent et qui concernent votre enfant à la préinscription, à l’inscription puis durant tout le parcours scolaire de votre enfant.
- Certaines données sont utilisées pour identifier votre enfant et vous avec certitude et pour communiquer avec vous.
- D’autres données permettent de suivre et de documenter l’administration et la scolarité de votre enfant avec une gestion administrative, une gestion des frais, une gestion éducative ou encore une gestion pédagogique adéquates.
- Avec le concours des informations collectées, l’école propose des solutions de stage ou d’orientation appropriées pour assister les élèves.
- L’école peut transférer des informations aux Centres Psycho-Médicaux-Sociaux pour le suivi et l’accompagnement médical et social de l’élève. Dans ce cadre, l’équipe pluridisciplinaire de l’école traitera ces données conformément au secret professionnel auquel ce personnel est soumis.
- Enfin, si vous émettez une plainte auprès du Département de l’Instruction publique, il sera nécessaire de traiter les données utiles à la résolution de la plainte.
Toutes ces finalités s’inscrivent dans le cadre des missions d’intérêt public confiées à la Ville, ou bien dans le cadre des services auxquels vous faites appel. Dans la mesure où l’une de ces finalités n’entre pas dans nos missions d’intérêt public ou nos missions légales, votre consentement vous sera impérativement demandé.
En premier lieu, les écoles traitent des données qui permettent de vous identifier et d’identifier votre enfant (numéro de registre national, nom, prénom, coordonnées de contact, numéro de matricule, adresse IP, copie de la carte d’identité…). Les informations financières ou bancaires, fournies par vous-même, sont utilisées pour la gestion des frais scolaires (numéro de carte bancaire, montant et détail des frais réclamés à l’enfant…). D’autres données traitées sont utiles à la réalisation des missions pédagogiques (évaluations, accompagnement éducatif, accompagnement pour l’orientation, aménagements, dossiers disciplinaires, registre des présences, organisation d’activités extérieures et loisirs…). Par ailleurs, et sur base de votre consentement spécifique, l’école peut enregistrer des images et des sons. Pour finir, les données peuvent concerner des aspects psychologiques, médicaux et sociaux de votre enfant ou de votre famille.
Les données sensibles répondent à un régime plus strict, ce qui signifie que nous appliquons sur ces données une protection accrue et que nous les traitons uniquement pour des finalités restreintes à un objectif légal ou votre demande expresse.
Liste des destinataires internes et des destinataires publics
Premièrement, les employé·e·s compétents du service du Département de l’Instruction publique seront amenés à gérer vos données. Deuxièmement, l’équipe pluridisciplinaire de l’école, du Centre Psycho-Médicaux-Social compétent qui accueille ou accueillera votre enfant reçoit ou recevra vos coordonnées et complètera le dossier psycho-médico-social de votre enfant. Ceci a pour objectif de garantir la meilleure prise en charge de votre enfant et d’assurer son bien-être. Dans le cas d’irrespect de paiement des factures ou d’un plan d’apurement, un transfert d’information vers le département Finance du Département de l’Instruction publique de la Ville est prévu. Les autres destinataires de données sont les autorités compétentes et de tutelle, qui utilisent les données dans leur cadre des missions qui leur sont légalement confiées, en l’occurrence la Communauté française et la Communauté flamande.
Nous retrouvons aussi des destinataires externes utiles au métier comme des services postaux et d’assurances, des partenaires d’activités externes, des autorités judiciaires et des établissements bancaires.
Finalement, le Département de l’Instruction publique de la Ville de Bruxelles recourt à des sous-traitant·e·s et des fournisseur·euse·s tels que des prestataires de services d’hébergement informatique et site internet, de maintenance informatique, de gestion de bases de données, de gestion de paiement, de solution comptable et financière, de solutions d’envoi d’email automatisé, de gestion administrative et pédagogique des élèves et pour la communication et la correspondance.
Certaines données sont détruites après que l’enfant a terminé son année scolaire. D’autres données sont conservées jusqu’à la fin de la scolarité de l’élève après 5 ans, 10 ans, 20 ans ou 30 ans suivant la catégorie de données, et en respect des obligations légales.
Ces délais pourraient éventuellement être prolongés en cas d’enquête judiciaire ou de litige.